Organiser une réunion efficace avec Google (gratuitement !)

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Organiser une réunion efficace avec Google (gratuitement !)


L'organisation d'une réunion est souvent problématique:  multiples allers-retours d'emails pour fixer l'ordre du jour, nombreux coups de fil pour s'assurer de la disponibilité de chacun des participants, difficulté de partager les documents de travail...

La solution collaborative permet d'optimiser cette organisation

  • En offrant une vue globale du planning et des créneaux horaires disponibles de chacun des participants

  • En réduisant significativement le nombre d'emails échangés

  • En rendant facilement accessibles les documents de référence ou les brouillons de travail

Meeting


Créer et valider un ordre du jour

Créer un document et le partager

Le chef de projet crée un document type Texte pour écrire les points qui seront abordés pendant la réunion.

Il partage le document avec son responsable afin que celui-ci le vise. 

Capture d’écran 2015-04-06 à 17.48.02

Depuis son ordinateur ou depuis sa tablette, depuis son bureau, de son train, d'un cyer-café (...!), ce dernier pourra apporter les modifications, les ajouts, les enrichissements qu'il souhaite.

En temps réel, les deux collaborent sur le même document, échangent par messagerie instantanée ou voix.Capture d’écran 2015-04-06 à 20.26.30

Préparer la documentation de travail pour la réunion

Importer un document

Il est également possible d'importer dans la suite Google des documents de travail qui ont été créés dans des applications tierces comme Word, Excel ou PowerPoint notamment.

Le service financier importe son tableau budgétaire en faisant un glisser-déposer dans l'interface Google Doc. Il partage ce document en n'autorisant que sa lecture aux collaborateurs (aucun commentaire ni modification).Import Doc

Le service marketing importe son projet de présentation PowerPoint et permet aux collaborateurs d'écrire des commentaires.

comment

Inviter les participants

Le Google Agenda permet d'envoyer de créer des rendez-vous et d'inviter les participants - qu'ils soient ou non utilisateurs des services Google.

Vérifier la disponibilité des participants

L'organisateur peut vérifier la disponibilité des invités qui partagent tout ou partie de leur calendrier avec lui. L'interface graphique permet de voir facilement les zones horaires possibles.

Disponibilité Google

Disponibilité Google

Mettre à disposition la documentation

Le coeur du travail collaboratif: lorsque le rendez-vous est fixé, il est possible de joindre à l'invitation les documents relatifs à la réunion qui sont hébergés dans les services Google.

doc_reu

Qu'est ce que cela signifie ?

  • Tous les participants accèdent aux documents via leur agenda.
  • Plus de recherche fastidieuse dans les boites email surchargées: l'ordre du jour, je l'ai reçu quand déjà ? De qui ? Du chef de service ou de son assistante ?
  • Plus de problème de version ! Adieu, les échanges d'emails avec version 1, version2, version 3...ici, le participant accède directement à la dernière version tout en ayant la capacité de lire les versions les plus anciennes.

Ce qu'il faut retenir

  • Toutes les informations relatives à la réunion (date, heure , lieu, participants, documents de travail) sont accessibles depuis un seul endroit, l'agenda.

  • Pas besoin d'avoir une adresse gmail pour utiliser les services Google.

  • Pas nécessaire que les participants soient inscrits au service Google.

  • Et n'oubliez pas que selon une étude récente, les cadres décrochent au bout de 52 minutes de réunion...

Helow propose des modules de formation sur catalogue ou sur-mesure dédiés à l'utilisation des outils collaboratifs dans le cadre de l'entreprise.

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